Excelの細かな実務に時間を取られるなら、まず覚えておきたい小技

ひとりで事業をしていると、Excelを使う場面は意外と多いです。

売上の一覧、問い合わせリスト、予約表、請求まわりのメモ、セミナー参加者の管理、商品ごとの集計。

本格的な経理ソフトや予約システムを使っていても、ちょっとした確認や一時的な管理には、結局Excelやスプレッドシートを開くことがあります。

しかも、こういう実務は「できたら助かる」くらいのものではなく、抜けるとあとで困ることが多いです。

ただ、Excel作業は一つひとつが細かいです。

入力する。並べ替える。重複を確認する。見やすくする。集計する。別の資料に貼り付ける。

それぞれは小さな作業でも、毎週のように発生すると、まとまった時間を取られます。

この記事では、一般的なExcelの小技をいくつか紹介しながら、最後に「こういう細かな実務を全部自分で抱えるべきか」についても書いてみます。

まずはテーブル化して、見やすく扱いやすくする

Excelで一覧表を作るとき、まず使いやすいのが「テーブル」です。

表の中をクリックして、Windowsなら Ctrl + T、Macなら環境によって command + T やメニューから「テーブル」を選ぶと、範囲をテーブルとして扱えます。

テーブルにすると、見た目が少し整うだけではありません。

• 見出しにフィルターがつく
• 行を追加しても範囲に含まれやすい
• 集計や並べ替えがしやすくなる
• 表の端が分かりやすくなる

たとえば、問い合わせ一覧を管理しているなら、名前、メールアドレス、問い合わせ内容、対応状況、次回連絡日などをテーブルにしておく。

それだけで、「未対応だけ見る」「次回連絡日が近いものから並べる」といった確認がしやすくなります。

Excelが苦手な方ほど、まずはテーブル化だけでも覚えておくといいと思います。

フィルターと並べ替えで、探す時間を減らす

Excelで地味に時間を取られるのが、目的の行を探す作業です。

「あの人の申し込み、どこにあったかな」

「未入金の人だけ見たい」

「今月の問い合わせだけ確認したい」

こういうときに、目で探しているとすぐに時間がなくなります。

テーブルやフィルターを使えば、条件に合う行だけを表示できます。

たとえば、

• 対応状況が「未対応」のものだけ表示する
• 商品名が特定の商品になっているものだけ見る
• 日付の新しい順に並べる
• 金額の大きい順に並べる

こういう確認は、Excelが得意なところです。

毎回スクロールして探しているなら、まずはフィルターと並べ替えを使うだけでも、探す時間を減らせます。

ウィンドウ枠の固定で、見出しを見失わない

表が横や縦に長くなると、スクロールしているうちに見出しが見えなくなります。

そうすると、「この列は何の項目だったかな」と何度も上に戻ることになります。

こういうときは、ウィンドウ枠の固定を使うと見やすくなります。

一番上の見出し行を固定しておくと、下へスクロールしても項目名が見えたままになります。

参加者一覧、売上一覧、顧客リストのように、行数が多い表では特に効果があります。

これはすごく基本的な小技ですが、使っていないと地味に疲れます。

Excel作業は、こういう「少し見やすくする」だけでも、ミスとストレスが減ります。

重複の削除で、同じ人を二重に数えない

名簿やリストを扱うときに気をつけたいのが、重複です。

同じメールアドレスが2回入っている。

同じ人が別の表から重複して入っている。

同じ会社名が表記ゆれで複数行になっている。

こういうことはよくあります。

Excelには「重複の削除」という機能があります。

たとえばメールアドレスを基準にして重複を削除すれば、同じ人を二重に数えるミスを減らせます。

ただ、ここで注意したいのは、いきなり元の表で削除しないことです。

一度コピーを作って、そのコピーで試す。

または、どの列を基準に削除するのかを確認してから使う。

Excelの小技は役に立ちますが、間違えると残しておきたいデータまで消してしまうことがあります。

「覚えたからすぐ元の表で試す」ではなく、「元データを残して使う」こともセットで覚えておきたいところです。

条件付き書式で、見るべきところを目立たせる

数字や日付が多い表では、全部を同じように見ていると、確認すべきところを見落とします。

そういうときは、条件付き書式が使えます。

たとえば、

• 未対応の行を色づけする
• 入金期限を過ぎた日付を目立たせる
• 売上が一定金額以上の行を色づけする
• 空欄になっているセルを分かりやすくする

こうしておくと、表を開いた瞬間に見るべきところが分かります。

特に、毎週同じ表を確認するような業務では、条件付き書式があるだけで確認のスピードが変わります。

人間の目で毎回がんばって探すより、Excel側に目印をつけてもらうほうが楽です。

SUMIFやCOUNTIFで、簡単な集計を自動化する

Excelでよく使う関数に、SUMIF と COUNTIF があります。

ざっくり言うと、条件に合うものだけ合計したり、数えたりする関数です。

たとえば、

• 商品Aの売上だけ合計する
• 「未対応」の件数を数える
• 特定の月の申し込み件数を数える
• 担当者ごとの件数を見る

こういう集計に使えます。

毎回手で数えているなら、関数に任せたほうが早いです。

もちろん、最初は少しとっつきにくいかもしれません。

でも、よく使う表が決まっているなら、一度式を入れておくと、次からは数字が変わるだけで集計できます。

この「一度作って、次から楽にする」という考え方は、Excel実務ではよく使います。

ただ、小技を覚えても時間は無限には増えない

ここまで、Excelの小技をいくつか紹介しました。

どれも、知っていると日々の確認が少し軽くなります。

テーブル化する。フィルターで絞る。見出しを固定する。重複を確認する。条件付き書式を使う。簡単な集計を関数に任せる。

こういう小技を覚えるだけでも、日々のExcel作業は進めやすくなります。

ただ、ここで一つ考えたいことがあります。

Excel作業を少し早くできるようになっても、すべてを自分でやる時間が増えるわけではありません。

ひとり社長や小さな事業では、Excel以外にもやることがたくさんあります。

• お客様への返信
• ブログやメルマガの作成
• SNS投稿
• サービスページの修正
• 申し込みフォームの確認
• 請求や入金確認
• 資料作成
• セミナーや講座の準備

その中に、Excelの細かな確認や集計も入ってきます。

どれも、事業を回すうえでは避けにくい仕事です。

でも、全部を自分で抱えると、本当に考えたい仕事に時間を使いにくくなります。

Excel実務は、任せやすい仕事でもある

Excelまわりの実務は、外部パートナーに任せやすい仕事でもあります。

たとえば、

• 一覧表を見やすくする
• 入力済みデータを確認する
• 重複や空欄をチェックする
• フィルターや条件付き書式を設定する
• 簡単な集計表を作る
• 資料に使う数字を拾う
• 申し込みリストを用途別に分ける

こういう作業は、事業主本人が必ず手を動かさないといけない仕事ではありません。

もちろん、最終的な判断は自分で持ったほうがいいです。

でも、表を見やすくする、数字を確認する、資料に使える状態にするところまでなら、誰かに頼んだほうが早いことがあります。

特にExcel実務は、細かいわりに不可欠です。

後回しにすると困る。

でも、やり始めるといつの間にか30分、1時間と過ぎている。

こういう仕事ほど、ひとりで抱えすぎないほうがいいと思っています。

オンライン実務パートナーでも、細かな実務を支えます

僕が提供している「オンライン実務パートナー」は、発信まわりの文章作成やWebまわりの実務を中心に、ひとり社長や小さな事業の実務を支えるサービスです。

文章を書く、ブログを入稿する、メルマガの下書きを作る、SNS投稿文を考える。

そういう発信まわりが中心ではありますが、実際の事業では、Excelや資料作成のような細かな実務もセットで出てきます。

たとえば、セミナー参加者の一覧を確認する。

申し込みリストを見やすくする。

サービス案内に使う数字を拾う。

資料に載せる表を分かりやすくする。

こういう細かな作業を毎回自分でやっていると、発信やサービスづくりに使う時間が少しずつ削られます。

だから、オンライン実務パートナーでは、文章作成だけで切り分けず、周辺の実務も見ながらお手伝いしています。

「この表、ちょっと見やすくしてほしい」

「申し込み一覧から、未対応の人だけ確認したい」

「この数字を資料に使える形にしたい」

こういう小さな相談でも大丈夫です。

まとめ

Excelは、ひとり社長や小さな事業にとって、とても身近な実務ツールです。

テーブル化、フィルター、ウィンドウ枠の固定、重複の削除、条件付き書式、SUMIF や COUNTIF。

こういう小技を覚えるだけでも、日々の確認や集計は進めやすくなります。

ただ、小技を覚えることと、全部を自分で抱えることは別です。

Excelの細かな実務は、地味だけれど不可欠です。

だからこそ、自分でやるところと、人に頼むところを分けたほうがいい。

もし、Excelまわりの細かな実務も含めて、発信、資料作成、Webまわりの作業を少し手放したい方は、僕の「オンライン実務パートナー」もご覧ください。

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